Arrêté conjoint fixant les mécanismes d’interopérabilité entre les Systèmes de l’État civil et la justice en République de Guinée

LES MINISTRES,

Vu la Constitution ;

Vu la Loi L/ 2015/019/AN du 13 Août 2015, portant Organisation judiciaire en République de Guinée, telle que modifiée par la Loi L/2017/033/AN du 4 Juillet 2017, Créant le Tribunal du Commerce de Conakry ;

Vu la Loi L/2016/037/AN du 26 Juillet 2016, relative à la Cyber-Sécurité et la Protection des données à caractère personnel en République de Guinée ;

Vu la Loi L/2017/040/AN du 24 Février 2017, portant Code Révisé des Collectivités Locales de la République de Guinée;

Vu la Loi Ordinaire L/2019/035/AN du 04 Juillet 2019, portant Code Civil de la République de Guinée ;

Vu la Loi Ordinaire L/2019/059/AN du 30 Décembre 2019,portant Code de l’Enfant en République de Guinée;

Vu le Décret D/2019/069/PRG/SGG du 27 Février 2019, portant Modalités, Organisation et Fonctionnement du Casier Judiciaire Central ;

Vu le Décret D/2021/014/PRG/SGG du 15 Janvier 2021, portant Nomination du Premier Ministre, chef du Gouvernement ;

Vu le Décret D/2021/015/PRG/SGG du 18 Janvier 2021, portant Structure du Gouvernement ;

Vu les Décrets D/2021/017-018-024-028//PRG/SGG des 19, 21, 23, 27 Janvier 2021 et D/2021/082/PRG/SGG du 19 Mars 2021 portant Composition Partielle du Gouvernement ;

Vu le Décret D/2021/118/PRG/SGG du 29 avril 2021, portant Nomination d’un Membre du Gouvernement ;

Vu le Décret D/2021/166/PRG/SGG du 26 Mai 2021, portant Attributions et Organisation du Ministère de l’Administration du Territoire et de la Décentralisation ;

Vu le Décret D/2021/167/PRG/SGG du 28 Mai 2021, portant Attributions et Organisation du Ministère de la Justice ;

Vu l’Arrêté Conjoint AC/2019/6292/MEF/MJ/SGG du 14 Novembre 2019, fixant les tarifs des actes de Justice ;

Vu l’Arrêté A/2020/482/PM/CAB/SGG, portant Création, Attributions, Organisation et Fonctionnement du Comité de Pilotage de l’Identification Numérique des Personnes et de la Modernisation de l’état civil en République de Guinée ;

Le présent Arrêté a pour objet de renforcer et faciliter les relations de collaboration entre les services de l’Etat civil et de la Justice concernant la délivrance des actes de l’Etat civil, les rôles et missions des autorités judicaires dans la chaîne de l’état civil, le partage et l’archivage des informations sur l’état civil des personnes physiques.

Le ministère de l’Administration du Territoire et de la Décentralisation et le ministère de la Justice ont convenu d’établir des mécanismes d’interopérabilité portant sur la synergie d’actions entre les services de l’état civil et les services de la Justice sur toute l’étendue du territoire national.

Les naissances, les mariages, les reconnaissances et les décès sont inscrits sous forme d’acte sur les registres tenus par les Officiers de l’état civil.

Les Officiers de l’état civil ne peuvent enregistrer les faits de l’état civil que sur les registres sécurisés fournis uniquement par le ministère de l’Administration du Territoire et de la Décentralisation.

Les registres de l’état civil sont cotés et paraphés, chacun, par premier et dernier feuillets de 1 à 100 gratuitement, par le Président du Tribunal de Première Instance ou le magistrat désigné par ce dernier.

Au cas où l’imprimeur numérote ces registres par feuillet, le travail du Président du tribunal ne consistera qu’à apposer le paraphe.

L’Arrêté conjoint n°6292/MEF/MJ/SGG/2019 du 14 Novembre 2019 fixant les tarifs des actes de Justice est affiché, de façon très visible, dans un placard, dans toutes les juridictions guinéennes à la charge du Ministère de la Justice.

Les registres sont clos par l’Officier de l’état civil compétent.

Le Procureur de la République ou le substitut désigné par lui, procède régulièrement à la vérification desdits registres. Mention des résultats de cette vérification est portée dans ces registres par le Magistrat du Parquet.

Tout Acte d’état civil inscrit par un Officier d’état civil sur un registre non sécurisé, coté et paraphé, peut faire l’objet d’une demande de rectification dudit Acte par l’Officier de l’état civil qui a établi l’Acte d’état civil initial auprès du président du Tribunal de Première Instance.

En cas de violation de ces dispositions, l’Officier de l’état civil s’expose aux sanctions pénales et réglementaires prévues par les textes en vigueur.

Les modalités d’examen des demandes de rectification des actes de l’état civil sont prévues à l’article 17 du présent Arrêté Conjoint.

La délivrance des jugements supplétifs en lien avec l’établissement des Actes de naissances, de mariage, de décès et de reconnaissance se fait en Chambre du Conseil avec la comparution personnelle de deux témoins.

La rectification des prénoms et noms de toute personne est transcrite sur les registres de l’état civil.

L’adjonction ou la suppression de prénom est faite conformément aux dispositions de l’article 38 du Code Civil.

Le Président du Tribunal de Première Instance et le chef du greffe désignent respectivement, au début de chaque année judiciaire, par ordonnance et par décision un magistrat délégué et un greffier délégué pour les assister dans leurs missions en lien avec l’état civil.

Le Président du Tribunal de Première Instance confie au magistrat délégué tous les pouvoirs de signature en cas d’empêchement pour exercer ses fonctions liées à l’état civil.

A la demande des Officiers de l’état ivil, le Président du Tribunal de Première Instance ou le Magistrat délégué en charge de l’état civil organise des audiences foraines dans les communes rurales pour la délivrance des jugements surpplétifs tenant lieu d’actes de naissance, de mariage de décès et de reconnaissance pour les personnes physiques qui le requièrent, après avis du Procureur de la République.

Sauf dispositions contraires, la demande en rectification d’un acte de l’état civil est présentée au président du Tribunal de Première Instance de la juridiction dans le ressort duquel l’acte a été dressé ou transcrit.

Le Président du Tribunal de Première Instance territorialement compétent pour ordonner la rectification d’un acte ou d’un jugement est également compétent pour prescrire la rectification de tous les actes, même dressés ou transcrits hors de son ressort, qui reproduisent l’erreur ou comportent l’omission originaire.

La demande en rectification des actes de l’état civil et des jugements déclaratifs ou supplétifs d’actes de l’état civil est formée sous forme de requête, instruite et jugée comme en matière gracieuse.

En application des articles 181 du Code Civil et 154 du Code Révisé des Collectivités Locales, le Procureur de la République contrôle l’activité des Officiers de l’état civil.

Le Procureur de la République désigne, au début de chaque année judiciaire, un substitut en charge de l’état civil pour l’assister dans ses fonctions de contrôle des activités réalisées par les Officiers de l’état civil.

Le Procureur de la République ou le substitut désigné en charge de l’état civil organise tous les trois (3) mois une réunion de suivi et contrôle avec les Officiers de l’état civil de sa juridiction.

Le compte rendu des résultats de chaque mission de suivi et contrôle est envoyé au Président du Tribunal et au Procureur de la République près le tribunal de Première Instance de la juridiction et à la Direction Nationale de l’état civil du Ministère de l’Administration du Territoire et de la Décentralisation.

Le Procureur de la République ou le Substitut en charge de l’état civil vérifie la bonne tenue des registres, le respect des obligations en matière de partage et d’archivage des informations relatives aux actes de l’état civil et le respect des tarifs des actes de l’état civil fixés par la règlementation en vigueur.

Le Procureur de la République ou le Substitut en charge de l’état civil est tenu de vérifier l’état du volet n°2 lors du dépôt qui en est fait au greffe. Il dresse un Procès-Verbal sommaire de vérification, constate les infractions commises par les Officiers de l’état civil et requiert contre eux la condamnation aux amendes ou autres peines prévues par la Loi.

I,e service du casier judiciaire central communique à la Direction Nationale de l’état civil, dans les quinze jours de sa date de réception, copie de chaque liche de condamnation comportant privation des droits électoraux.

La Direction Nationale de l’état civil communique au service du casier judiciaire central l’identité numérique de toutes les personnes enregistrées à l’état civil.

Les données contenues dans les serveurs du service du casier judiciaire central et dans le registre central de l’état civil ne peuvent être consultées que sur autorisation expresse des chefs de ces services.

Avant le cinq (5) de chaque mois, le Magistrat responsable du Bureau des Affaires Juridiques et des Fichiers Spécialisés, élabore et soumet au chef de service du casier judiciaire central un état de toutes les n’aces de consultations et d’interrogatoire du fichier, avec précision du demandeur et résumé des informations demandées.

Le chef de service du casier judiciaire central, le Directeur National de la Législation, le Directeur National des Affaires Civiles et du Sceau du Ministère de la Justice et le Directeur National de l’état civil du Ministère de l’Administration du Territoire et de la Décentralisation se rencontrent tous les trois mois en vue d’une harmonisation de leurs activités et la vérification des différents échanges.

Les copies des volets n°2 destinées à la Justice sont transmises avec Procès-Verbal chaque mois au Greffe du Tribunal de Première Instance compétent contre décharge.

Les volets n°2 sont numérisés dans une base de données du Tribunal de Première Instance et transférés au casier judiciaire central du Ministère de la Justice dans les quinze jours qui suivent le transfèrement.

La version papier des volets n° 2 est conservée dans les archives du greffe du Tribunal de Première Instance.

Une copie de tout jugement supplétif en lien avec les actes de l’état civil rendu par un Président du Tribunal de Première Instance est transmise systématiquement de manière physique ou électronique par le Greffier délégué à l’état civil à l’Officier de l’état civil compétent.

Toutes les copies de jugements supplétifs tenant lieu d’actes de naissance, de mariage, de divorce, de décès, de reconnaissance, d’adoption, sont, en outre, envoyées dans une version électronique, au service du casier judiciaire central à la fin de chaque mois.

Les Actes portant rectification des prénoms et noms de toute personne, adjonction ou suppression de prénoms sont également envoyés dans une version électronique, au service du casier judiciaire central à la fin de chaque mois.

Une copie de tout jugement de divorce rendu par un Tribunal de Première Instance est transmise systématiquement de manière physique ou électronique par le Greffier délégué l’Officier de l’état civil compétent dans une version papier et une version électronique.

Avant toute transcription d’un jugement supplétif sur un registre de l’état civil, l’Officier de l’état civil s’assure qu’il a bien reçu la copie du jugement qui doit lui être transmise directement par le Greffier du Tribunal de Première Instance délégué à l’état civil et que les informations à transcrire concordent entre la copie du jugement envoyée par le Greffier et le jugement présenté par le citoyen intéressé.

Les Greffes des Tribunaux de Première Instance tiennent un répertoire spécial des Actes de l’état civil qui est constitué par l’ensemble des extraits des demandes, Actes et jugements en lien avec l’état civil. Les extraits sont inscrits sur un registre, jour par jour et par ordre numérique.

Le contenu de ce répertoire est enregistré dans sa version électronique de la base de données du Tribunal de Première Instance qui est transmise au service du casier judiciaire central du Ministère de la Justice.

Les Chefs de Greffe des juridictions sont tenus de recevoir les volets N° 2 transmis par les Officiers de l’état civil, d’en délivrer décharge et de conserver ces volets convenablement.

Les échanges téléphoniques entre les Agents du Service Civil du Parquet, du greffe et ceux du service du Casier Judiciaire Central et de la Direction Nationale de l’état civil sont quotidiens et des réunions sont régulièrement organisées.

Les données collectées en application du présent Arrêté conjoint sont régies par la Loi portant protection des données à caractère personnel.

Les ministères en charge de la Justice et de l’Administration du Territoire et de la Décentralisation assurent la sécurisation des informations sur les faits d’état civil, en respectant les standards concernant la gestion et la transmission des données à caractère personnel.

Ils veillent à ce que les données contenues au niveau des registres tenus par les Officiers de l’état civil, des greffes et du casier judiciaire central soient Collectées et traitées conformément à la Loi.

Sous peine des sanctions revues par les textes en vigueur, sont seuls habilités à accéder aux données contenues dans les Registres des Officiers de l’état civil, des greffes des Tribunaux de Première Instance et du casier judiciaire central, les personnels concernés de la Sûreté Nationale et les Fonctionnaires ou Agents des Administrations Publiques et Organismes, désignés par voie réglementaire.

Les ministères en charge de la Justice et de l’Administration du Territoire et de la Décentralisation travaillent ensemble dans le cadre du renforcement des capacités des acteurs judiciaires et de l’Administration du Territoire par la tenue de séances de formation notamment sous forme (de séminaires et d’ateliers, etc.).

Les frais liés à ces formations et rencontres sont à la charge des deux ministères.

Le Directeur National des Affaires Criminelles et des grâces, le Directeur National de la Législation, le Directeur National des Affaires Civiles et du Sceau du Ministère de la Justice et le Directeur National de l’état civil du Ministère de l’Administration du Territoire et de la Décentralisation proposent au début de chaque année un programme annuel de formations à la suite de rencontres prévues à l’article précédent.

Les ministères en charge de la Justice et de l’Administration du Territoire et de la Décentralisation mettent en place une commission chargée du recensement de tous les Actes de l’état civil, de proposer de nouveaux registres en conformité avec le Code Civil, d’uniformiser les jugements supplétifs.

Ces nouveaux Actes feront l’objet d’une vulgarisation au niveau de toutes les juridictions et des Services de l’état civil.

Les ministères en charge de la Justice et de l’Administration du Territoire et de la Décentralisation travaillent ensemble pour la modification des dispositions des articles 200 du Code Civil et 103 du Code de l’Enfant de manière à ramener le délai de déclaration des naissances de 2 mois à 6 mois afin d’éviter le recours aux nombreux jugements supplétifs.

Le suivi de l’application des mécanismes d’ interopérabilité est effectué au cours d’une session tous les trois mois par les services compétents des deux ministères énumérés à l’article 43 ci-dessus.

Des missions conjointes de contrôle sont organisées tous les trois mois au niveau des juridictions et des services de l’état civil.

Un rapport est adressé aux deux Ministres.

Un comité de concertation et de suivi-évaluation est mis en place comportant les représentants des deux ministères concernés.

Ce Comité se réunit tous les six mois.

Chaque session du Comité de Concertation fait objet d’un rapport qui sera adressé au Comité de Pilotage de l’Identification Numérique des Personnes et de la Modernisation de l’Etat Civil avec copie aux Ministres en charge des deux ministères.

Les charges liées à l’interopérabilité sont supportées par les budgets desdits ministères concernés.

Le présent Arrêté conjoint qui prend effet à compter de sa date de signature, sera enregistré et publié au Journal Officiel de la République.